Der Ablauf des Verfahrens kann in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich sein. In den meisten Bundesländern verläuft das Verfahren wie folgt:

Prüfung der Gleichwertigkeit

Sie stellen einen Antrag auf Erteilung der Erlaubnis bei der zuständigen Stelle. Der Antrag heißt in jedem Bundesland unterschiedlich.
Die zuständige Stelle prüft dann, ob Sie alle Voraussetzungen erfüllen. Eine wichtige Voraussetzung ist die Berufsqualifikation. Die zuständige Stelle vergleicht Ihre Berufsqualifikation aus dem Ausland mit der deutschen Berufsqualifikation als Altenpflegehelferin oder Altenpflegehelfer. Die zuständige Stelle prüft, ob Ihre Berufsqualifikation gleichwertig ist. Die Berufsqualifikation ist gleichwertig, wenn es keine wesentlichen Unterschiede zwischen Ihrer ausländischen Berufsqualifikation und der deutschen Berufsqualifikation gibt.

Mögliche Ergebnisse der Prüfung

Wenn Ihre Berufsqualifikation gleichwertig ist, wird Ihre ausländische Berufsqualifikation anerkannt. Die Behörde kann Ihnen das Ergebnis schriftlich bestätigen. Sie müssen noch die weiteren Voraussetzungen erfüllen und Ihre Sprachkenntnisse nachweisen. Dann erhalten Sie die Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung.
Wenn die zuständige Stelle wesentliche Unterschiede feststellt, können Sie die Unterschiede eventuell durch Ihre Berufspraxis ausgleichen. Die Berufspraxis müssen Sie nachweisen.
Es kann aber sein, dass Ihre Berufspraxis nicht ausreicht. Die wesentlichen Unterschiede können Sie dann nicht ausgleichen. Die zuständige Stelle nennt Ihnen schriftlich die wesentlichen Unterschiede und warum Sie diese nicht durch Ihre Berufspraxis ausgleichen können. Die zuständige Stelle bietet Ihnen aber eine Ausgleichsmaßnahme an. Wenn Sie diese Maßnahme erfolgreich beenden, können sie die wesentlichen Unterschiede ausgleichen. Ihre Berufsqualifikation wird dann anerkannt.

Ausgleichsmaßnahmen

Als Ausgleichsmaßnahme können Sie zwischen einem Anpassungslehrgang und einer Eignungsprüfung (für Berufsqualifikationen aus EU/EWR/Schweiz) beziehungsweise einer Kenntnisprüfung (für Berufsqualifikationen aus Drittstaaten) wählen. Der Anpassungslehrgang ist eine praktische Nachqualifizierung und kann die gesamte deutsche Ausbildungszeit für den Beruf dauern (12 Monate). In der Eignungsprüfung werden nur die Unterschiede geprüft, die von der zuständigen Stelle festgestellt wurden. In der Kenntnisprüfung wird Ihr Wissen in bestimmten Fächern und Gebieten geprüft. Wenn Sie den Anpassungslehrgang absolvieren oder die Eignungsprüfung beziehungsweise Kenntnisprüfung bestehen (und alle weiteren Voraussetzungen erfüllen), erhalten Sie die Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung.

Rechtsbehelf

Die zuständige Stelle stellt ihre Entscheidung in einem Bescheid schriftlich fest. Gegen den Bescheid der zuständigen Stelle können Sie rechtlich vorgehen. Die Entscheidung wird dann überprüft. Details stehen in der Rechtsbehelfsbelehrung am Ende des Bescheides. Wir empfehlen Ihnen: Sprechen Sie zuerst mit der zuständigen Stelle, bevor Sie rechtlich gegen die Entscheidung vorgehen.

Die zuständige Stelle bestätigt Ihnen nach maximal einem Monat, dass Ihre Unterlagen angekommen sind. Die zuständige Stelle teilt Ihnen mit, wenn Unterlagen fehlen.
Wenn die Unterlagen vollständig sind, dauert das Verfahren 3 Monate.
In Einzelfällen kann das Verfahren verlängert werden. Für Berufsqualifikationen aus der EU, dem EWR oder der Schweiz dauert das Verfahren maximal 4 Monate.

Die zuständige Stelle sagt Ihnen, welche Unterlagen Sie einreichen müssen.
Wichtige Unterlagen sind generell:

• Identitätsnachweis (zum Beispiel Ihr Reisepass oder Ihr Personalausweis)
• Bei Änderung Ihres Namens: Heiratsurkunde
• Lebenslauf in Tabellenform und in deutscher Sprache (Liste von Ihren Ausbildungsgängen und Ihrer Berufspraxis)
• Nachweise Ihrer Berufsqualifikation (Urkunde, detaillierte Fächer- und Stundenübersicht zu Theorie und Praxis, Diploma Supplement)
• Eine Bescheinigung, dass Sie in Ihrem Ausbildungsstaat in der Altenpflegehilfe arbeiten dürfen
• Nachweise über Ihre Berufspraxis in der Altenpflegehilfe (z.B. Zeugnisse von Arbeitgebern)
• Nachweise über Ihre sonstigen Qualifikationen
  (z.B. berufliche Weiterbildungen, Kurse, Seminare)
• Meldebescheinigung oder Nachweis, dass Sie in dem Bundesland arbeiten wollen, wo Sie den Antrag stellen
• Bei Berufsqualifikation aus EU/EWR/Schweiz: Eine Bescheinigung von der zuständigen Behörde in Ihrem Ausbildungsstaat über die Gleichwertigkeit Ihrer Berufsqualifikation nach Richtlinie 2005/36/EG („Konformitätsbescheinigung“)
• Eine schriftliche Erklärung, ob und bei welcher Stelle Sie bereits einen Antrag auf Feststellung der Gleichwertigkeit gestellt haben. Falls vorhanden auch den erhaltenen Bescheid
• Nachweis Ihrer Deutschkenntnisse
• Nachweis für Ihre persönliche Eignung:
  • Amtliches Führungszeugnis einer deutschen Behörde. Ein anderer Name für das amtliche Führungszeugnis ist „Führungszeugnis Belegart O“.
    In Deutschland bekommen Sie das Führungszeugnis bei Ihrem Einwohnermeldeamt oder Bürgeramt. Das amtliche Führungszeugnis soll bei der Vorlage in der Regel maximal 3 Monate alt sein.
    Es ist auch eine Bescheinigung von einer Behörde in Ihrem Heimatland möglich: zum Beispiel ein Strafregisterauszug, ein Certificate of Good Standing
  • Eventuell ausreichend: Eine unterschriebene Erklärung, dass kein gerichtliches Strafverfahren gegen Sie läuft und nicht gegen Sie ermittelt wird
• Nachweis für die gesundheitliche Eignung: Ein ärztliches Attest oder eine ärztliche Bescheinigung. Der Nachweis darf maximal 3 Monate alt sein, wenn Sie den Antrag abgeben.

Die zuständige Stelle teilt Ihnen mit, welche Dokumente Sie im Original oder als Kopie einreichen müssen.

Sie müssen Ihre Unterlagen in deutscher Sprache einreichen. Das bedeutet häufig, Ihre Unterlagen müssen übersetzt werden. Die Übersetzungen müssen von Übersetzerinnen und Übersetzern gemacht werden, die öffentlich bestellt oder ermächtigt sind.

Die gesetzlichen Grundlagen sind in jedem Bundesland unterschiedlich.
Es gelten die entsprechenden Fachgesetze (z.B. Berufsfachschulordnung, Ausbildungs- und Prüfungsordnung Altenpflegehilfe, Altenpflegehilfegesetz).
Häufig gelten auch die Regelungen der Berufsqualifikationsfeststellungsgesetze (BQFG) beziehungsweise „Anerkennungsgesetze“ der Bundesländer.
Alle Anerkennungsgesetze finden Sie hier:

• Dienstleistungsfreiheit
  Als Staatsangehöriger der EU, des EWR oder der Schweiz mit Berufsqualifikation aus diesen Staaten brauchen Sie keine staatliche Erlaubnis, wenn Sie nur vorübergehend und gelegentlich als Dienstleisterin oder Dienstleister in Deutschland arbeiten wollen Es gelten aber besondere Voraussetzungen: Sie müssen Ihre Arbeit vor der ersten Tätigkeit der zuständigen Stelle melden. Die zuständige Stelle informiert Sie genau über das Verfahren.
  
• Gleichwertigkeitsbescheid
  Im Erlaubnis-Verfahren vergleicht die zuständige Stelle Ihre Berufsqualifikation aus dem Ausland mit der deutschen Berufsqualifikation (Gleichwertigkeitsprüfung / Gleichwertigkeitsfeststellung). Für das Ergebnis der Prüfung können Sie eventuell einen separaten Bescheid (Gleichwertigkeitsbescheid) beantragen.
  
• Elektronische Antragstellung
  Sie können Ihren Antrag auch elektronisch stellen. Sie können den Antrag eventuell direkt bei der zuständigen Stelle stellen. Sie können den Antrag auf jeden Fall bei dem Einheitlichen Ansprechpartner stellen. Der Einheitliche Ansprechpartner hilft Ihnen und leitet den Antrag an die zuständige Stelle weiter. Die Übersendung von Dokumenten ist aber häufig nur dann möglich, wenn sie in der EU, dem EWR oder Schweiz ausgestellt oder anerkannt wurden.
  
• Verfahren für Spätaussiedler
  Als Spätaussiedlerin oder Spätaussiedler können Sie das Verfahren wahlweise nach dem jeweiligen Gesetz des Bundeslandes oder nach dem Bundesvertriebenengesetz durchlaufen. Dies können Sie selbst entscheiden. Ihre zuständige Stelle wird Sie dazu beraten.